Wyjazd w delegację wiąże się zwykle z wydłużeniem czasu pracy, dodatkowymi obowiązkami, zmęczeniem podróżą oraz często z rozłąką z bliskimi i sporym stresem. Można też oczywiście znaleźć sporo plusów, jak np. poznawanie nowych miejsc, nowych ludzi, nabycie wiedzy czy umiejętności. Jeśli wyjazd jest połączony ze szkoleniem oraz pewien prestiż, ponieważ wysłanie kogoś w delegację świadczy o zaufaniu do tej osoby. W związku z tym, że podczas delegacji jesteśmy reprezentantami pracodawcy i poświęcamy wolny czas, aby zająć się sprawami firmy, pracodawca jest zobligowany do zwrócenia nam wszystkich poniesionych kosztów oraz zapłacenia za dodatkowy czas, który spędziliśmy w podróży, czyli wypłacenia diety oraz zwrotu kosztów.
Trochę teorii!
1. Dieta – kwoty, jakie powinien nam zwrócić pracodawca, są regulowane przez prawo. Obecnie wysokość diety jest ustalana na podstawie przepisów z 29 stycznia 2013 roku, jednak w kolejnych latach może ulec zmianie. Stawką diety krajowej jest 30 złotych. Jeśli podróż służbowa trwa poniżej 8 godzin, dieta nie przysługuje, jeżeli trwa od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, a powyżej 12 godzin przysługuje pełna dieta.
Jeżeli delegacja trwa więcej niż dobę, za każdy rozpoczęty dzień przysługuje dieta. Do 8 godzin przysługuje połowa diety, a powyżej 8 godzin cała kwota diety. Pracodawca nie jest zobligowany do wypłacenia diety, jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie, przyjęto, że koszt posiłków stanowi równowartość diety i tak: śniadanie stanowi 25% diety, obiad 50% i kolacja 25%.
2. Zwrot kosztów – podobnie jak w przypadku diety, zwrot kosztów jest regulowany przepisami. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za środki transportu oraz za nocleg. Pracodawca zwraca koszt transportu na podstawie biletów lub faktury – w przypadku przejazdu publicznymi środkami komunikacji. Jednak może również wyrazić zgodę na przejazd prywatnym samochodem pracownika, wówczas zwracana kwota jest obliczona na postawie przejechanych kilometrów, zgodnie z przepisami z 2001 roku.
Jeżeli delegacja trwa dłużej niż jeden dzień i miejsce, do którego został wysłany pracownik, jest na tyle oddalone, że nie może on wrócić do domu na noc, pracodawca zwraca koszty noclegu na podstawie faktury wystawionej przez hotel. Oczywiście poza przypadkiem, kiedy pracodawca zapewnił miejsce noclegowe pracownikowi.
Rozliczenie delegacji
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki – nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej – w tym także diet – w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety niższej niż dieta określona w rozporządzeniu.
